SOP ( Standard Operasional Prosedur)

ssalamuallaikum Wr.Wb

Saya akan menjelaskan pengertian,tujuan dan manfaat

A.pengertian SOP
SOP (Standard Operating Procedures) adalah panduan hasil kerja yang diinginkan serta proses kerja yang harus dilaksanakan. SOP dibuat dan di dokumentasikan secara tertulis yang memuat prosedur (alur proses) kerja secara rinci dan sistematis. Alur kerja (prosedur) tersebut haruslah mudah dipahami dan dapat di implementasikan dengan baik dan konsisten oleh pelaku. Implementasi SOP yang baik akan menunjukkan konsistensi hasil kerja, hasil produk dan proses pelayanan seluruhnya dengan mengacu kepada kemudahan, pelayanan dan pengaturan yang seimbang.

B.Fungsi SOP adalah sebagai berikut

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

C.Tujuan dan manfaat SOP
SOP yang baik haruslah mendasarkan pada tujuan dan manfaat sebagaimana poin-poin berikut dibawah ini:

• Memudahkan proses pemberian tugas serta tanggung jawab kepada pegawai yang menjalankannya.
• Memudahkan proses pemahaman (penguasaan tugas) staff secara sistematis dan general.
• Menghindari “error” dalam proses kerja.
• Mempermudah dan mengetahui terjadinya kegagalan, inefisiensi proses dalam prosedur kerja, serta kemungkinan-kemungkinan terjadinya penyalahgunaan kewenangan oleh pegawai yang menjalankan.
• Memudahkan dalam hal monitoring dan menjalankan fungsi kontrol dari setiap proses kerja.
• Menghemat waktu dalam program training, karena dalam SOP tersusun secara sistematis.

 D.Prinsip-prinsip SOP

1. Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
2. Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
3. Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
4. Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
5. Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
6. Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasik

E.Cara membuat SOP
    
Langkah terakhir adalah mengetahui cara membuat SOP dengan menggunakan template sbb:

• Esensi dari SOP adalah mudah dipahami dan diaplikasikan oleh pegawai yang melaksanakan. Oleh sebab itu gunakan kaidah “Mudah dibaca, dipahami dan dilaksanakan”.
• Tuliskan langkah demi langkah secara bertahap.
• Gunakan kata kerja dalam kalimat aktif, karena diharapkan pembaca SOP melakukan sesuatu. Contoh “Kirim analisa ke supplier” bukan “Analisis dikirim kepada supplier“
• Gunakan kalimat positif dan hindari kata “tidak“, “jangan“.
• Instruksi kata dibuat singkat, padat dan mudah dipahami.
• Buat bagan alurnya (flow chart).
• Buat penjelasan yang dibutuhkan, jika diperlukan.
• Buat dan cantumkan dokumen pendukun SOP (form, sheet, SK, dll).
• Cantumkan tanggal pembuatan SOP, serta tanggal Revisi (jika ada).
• Cantumkan petugas pembuat SOP dan siapa yang mengesahkan.
• Cantumkan tanggal waktu pelaksanaan.